Hoe HR2day sneller en beter antwoord geeft, op de gevoeligste gegevens die er zijn
HR2day beheert de salaris-, contract- en verzuimgegevens van Nederlandse werkgevers, sommige met duizenden medewerkers. Ze kozen ervoor AI gecontroleerd te adopteren, en hun servicedesk geeft nu antwoorden uit de eigen documentatie, met de bron erbij, terwijl persoonsgegevens onderweg worden beschermd.
In het kort.
Klant
HR- en recruitmentsoftware en payroll. Onderdeel van de Visma-groep.
De data
Salaris, contracten, adressen en verzuim van de medewerkers van hun klanten.
Teams
Servicedesk, customer success, sales en zelfs klanten.
Use case
Supportantwoorden uit de eigen documentatie, met de bron erbij, terwijl persoonsgegevens onderweg beschermd worden.
Hoor het van Marco Boerlage.
Directeur van HR2day, over het werken met Aimable.
Ze wilden AI gebruiken, en rolden het gecontroleerd uit
Marco Boerlage wil vooroplopen met AI. Al twee jaar stuurt hij er actief op: maandelijkse sessies, een spelregeltoets voor medewerkers, hoge bewustwording. Tegelijk verwerkt HR2day de meest gevoelige gegevens van haar klanten, en die verantwoordelijkheid nemen ze serieus. De kansen benutten zonder die data op het spel te zetten: dat was de opgave.
Blokkeren kon technisch, maar dan loop je de verbetering mis. En er was handwerk: een klantrapportage waar Marco enthousiast over was, bleek twee dagen werk, vooral door het met de hand onherkenbaar maken van gegevens.
“Ik zie AI als een middel om beter te worden, sneller, meer op maat voor onze klanten. Daarom doen we het. En tegelijk moeten we voorzichtig zijn, want we werken met persoonsgegevens. Dat is de spanning.”
Waarom alles afschermen niet werkt
Wat HR2day leerde over veilig AI-gebruik: alles wegpoetsen is veilig, maar onbruikbaar. Bij een loonanalyse is salaris weglakken hetzelfde als de vraag weggooien. Het gaat erom het doel te begrijpen, en op basis daarvan te beschermen wat moet en door te laten wat nodig is.
“De ene keer scherm je het salaris af, de andere keer juist niet. Een tool moet de context en het doel begrijpen. Scherm af wat afgeschermd moet worden, en beantwoord tegelijk de vraag.”
Het werk wordt sneller. De bescherming gaat vanzelf.
De servicedesk beantwoordt klantvragen vanuit duizenden gecureerde eigen documenten: de vraag gaat er letterlijk in, en wat eruit komt kan de medewerker controleren en doorsturen, ook live tijdens een telefoongesprek. Alles draait binnen hun eigen Europese cloudomgeving.
- Altijd de bron erbij. De onderliggende documenten zijn direct in te zien. Een servicedesk kan het antwoord daardoor met vertrouwen aan de klant doorgeven.
- Het beste AI-model voor iedere taak. Per vraag wordt de passende AI gekozen. Geen afhankelijkheid van één leverancier.
- Bescherming vóór de AI kijkt. Gevoelige gegevens worden beschermd voordat een AI ze ziet. De context bepaalt wat nodig is, en wat beschermd was komt in het eindresultaat weer op zijn plek terug.
- Een betrouwbaar logboek, voor klant en auditor. Wie wat vroeg, wat ermee gebeurde en wat eruit kwam, wordt vastgelegd. Van “ik kan het niet aantonen” naar “ik kan het laten zien”.
“Ik vind dat een miljard keer krachtiger. En leuker, en simpeler, want je hoeft er niet over na te denken. Het gaat vanzelf goed.”
Van experiment naar onmisbaar.
Wat het opleverde
De rapportage die twee dagen kostte, is een herhaalbaar proces geworden. De servicedesk helpt klanten sneller, met de bron erbij. En de houding kantelde van bezorgd zijn over AI naar er enthousiast over zijn.
De volgende stap
De power users bij klanten van HR2day krijgen nu rechtstreeks toegang tot een eigen werkomgeving met gecureerde documentatie, via het bestaande platform. Wat begon als de vraag hoe je medewerkers veilig met AI laat werken, brengt nu innovatie naar de dienstverlening van HR2day.
Eerlijk is eerlijk: vertrouwen in de antwoorden blijft iets wat je opbouwt, zeker bij medewerkers die er nieuw in staan. Dat vraagt goede brondocumentatie en de gewoonte om te controleren voordat iets de deur uit gaat. HR2day en Aimable werken daar samen aan. “Kwaliteit boven snelheid, een langetermijnvisie. Dat is wat het laat werken.”
Gebouwd op een veilig fundament.
Zicht op wat er gebeurt
Bij een publieke AI kun je niet zien wat er met je gegevens is gedaan. Hier wel: verzoeken en verwerking worden vastgelegd. Dat laat ook zien welke vragen er in de organisatie leven en waar mensen extra uitleg nodig hebben.
Niet gebonden aan één AI-aanbieder
Per vraag wordt de passende AI gekozen. Een verandering bij één aanbieder zet het werk niet stil.
Klaar voor de EU AI Act
Doordat gebruik, verwerking en resultaat worden vastgelegd, helpt het platform HR2day te voldoen aan de AI Act.
“Een goede tool verkoopt zichzelf. Je hoeft het niet uit te leggen, gewoon gebruiken en je ziet wat het voor je kan doen.”
Hoe zou dit er in jouw team uitzien?
Elk van deze verhalen begon met één proces, gevonden in een eerste gesprek. Dertig minuten met het Aimable-team is genoeg om te zien waar het bij jou zou beginnen.
Zullen we jouw startpunt zoeken?